Vous voici devant un mail de rappel, un client vous demande des informations que vous avez oublié de lui envoyer. Autour de vous, des blocs de papier, des carnets, des listes, une fiche Excel, un document word, peut-être des Google Docs, les reminders de votre téléphone portable et pourtant… pourtant, vous avez oublié de faire le suivi de ce client. Ce temps est révolu, avec Studio Ninja.

Cette situation est peut-être extrême, mais elle est fréquente chez bien des photographes, et pour cause, 15% de notre temps environ est dédié à la prise de vue (et c'est encore beaucoup) et tout le reste à la gestion administrative, aux retouches, aux réponses aux emails, marketing, comptabilité, communication, réseaux sociaux, demandes d'informations, packaging, envois, rendez-vous clients, déplacements, préparation de séances, et j'en passe. 

Un des meilleurs moyens de perdre des clients, est de ne pas leur répondre, ou de ne pas pouvoir leur apporter une information claire et précise, et je dois l'avouer, j'ai fait partie des mauvais élèves de la classe, l'administratif n'étant pas mon point le plus fort. J'ai donc décidé de ne plus me laisser emporter par ce type de situation et de découvrir quelles étaient les solutions existantes sur le net pour ce type de job, et plus précisément, orientées photo pour simplifier la démarche. 

En tapant CRM (Customer Relationship Management) sur votre moteur de recherche favori, vous trouverez une multitude de sites et produits, certains très efficaces mais tellement complexes type SugarCRM, Salesforce, Zoho, etc. Ensuite viennent la série axée photographes type TAVE ou StudioNinja. 

J'ai donc tenté l'aventure sur les 2, en testant les versions gratuites pendant un temps, car elles ont les mêmes fonctionnalités. Un des avantages, c'est que l'on peut tester, mettre en place nos processus, workflows, templates, nos formulaires de contacts, importer nos données et ensuite tester avec le temps restant la solution pour voir si elle est adaptée à nos besoins. 

tàve

Bon produit, mais complexe à mettre en place, très complexe, je l'ai trouvé intéressant mais m'y suis totalement perdu, et en tant qu'ancien informaticien qui a l'habitude de tester des produits régulièrement, d'apprendre des nouveaux langages, j'ai tout de même trouvé cela très lourd. Le SAV n'était pas très performant et je n'ai pas trouvé les intégrations qui m'intéressaient dans ce produit.

Studio Ninja

J'ai en parallèle testé Studio Ninja, ce produit créé par un photographe Australien est d'une simplicité redoutable, tout en ayant absolument tout ce qui est nécessaire pour créer des processus automatisés, semi-automatisés et une gestion des contacts performante.

On commence par configurer l'interface, les informations de l'entreprise, la monnaie (Attention,on doit choisir une monnaie et ne pas se planter… on ne peut pas revenir en arrière), puis on crée nos clients (ou on les importe avec un fichier CSV par exemple), nos templates à partir d'exemples et de documentation, et notre formulaire qui sera intégré à notre site internet.

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C'est clair, facile, et pour ceux qui ne parlent pas anglais, il n'y a vraiment rien de compliqué dans les mots utilisés, et l'interface est tellement graphique et visuelle que cela n'en perturbera pas beaucoup d'entre vous. La configuration va vous prendre quelques heures pour tout bien mettre en place (je dirais compter 3-4 heures, import de clients inclus). 

Les workflows ou processus sont la partie qui prend le plus de temps, surtout si vous n'avez pas une manière méthodique de faire les choses, mais cela va vous aider à être très efficace en business, car vous allez vous forcer à améliorer et à clarifier votre manière de fonctionner auprès de vos clients.

Vous pourrez ainsi créer des processus adaptés à chaque type de séance, créer des emails modèles que vous pourrez modifier à votre guise ou personnaliser avant l'envoi également.

Le seul "problème" quand bien même on pourrait appeler cela un problème, c'est qu'il n'est à ce stade pas multilingue, et qu'il est payant (environ 210$ par an).

Vous avez 1 mois d'essai gratuit, et je dois dire que mon expérience a été tellement incroyable que je ne peux que le recommander à quiconque souhaite réellement :

  • gagner du temps
  • être plus efficace
  • répondre plus rapidement
  • avoir un suivi de vos clients et ou vous vous situez dans le processus
  • traiter les factures et envois efficacement
  • gérer les rappels de paiement automatiquement

J'ai pu mettre en place des solutions de type Liste des 100 et liste des 20 et bien d'autres méthodes apprises pendant la formation Accélérer 3 dont je parle dans ce post.

Si vous souhaitez tester ce produit gratuitement également, vous pouvez le faire au travers de ce lien sur Studio Ninja, n'oubliez pas d'entrer le code Promo OL140976N pour bénéficier d'un conséquent rabais.

Vous aurez ainsi accès à 1 mois d'essai gratuit (en testant gratuitement il vous proposera 25% de rabais pendant 15 jours). Pensez à mettre le code Promo ci-dessus et vous aurez, EN PLUS DES 25%, Une réduction de 5$  mensuelle pendant TOUTE la durée de votre abonnement (soit 60$ par an ce n'est pas négligeable).

J'utilise studio Ninja au quotidien et j'ai enfin du temps pour mieux gérer mes messages, mon temps, et mon organisation. Cela se ressent sur ma prospection client, le travail que j'effectue pour mes clients et le temps que je peux octroyer à ma famille. 

Vous pouvez découvrir mon travail et d'autres articles qui pourraient vous intéresser sur mes sections Lifestyle et Sport ainsi que le Blog.